客戶個人資料存放在本機電腦硬碟裡，有什麼風險?

相信大家在上班時，一定會接觸到一些個人資料檔案，不管是掃描過的PDF影像，或是自己建立的客資，以及大家最愛用的「匯出成Excel檔」表格型式，不但方便好用，且可以進一步針對特定欄位做統計或篩選，真的是增進不少工作的效率。

但是，大家是否想過，這樣的檔案大量存放在本機電腦的硬碟，是否安全呢？

在現在資安威脅如此巖峻的時代，不管是原廠的系統漏洞，或是同仁無意間點開了惡意連結或附件檔，只要一不小心，就可能引狼入室，遭到植入木馬程式取得本機權限，進而讀取所有檔案內容並設法連線出去。這個時候，若電腦裡的機敏資料越少，受害的程度就會相對較輕，而這就是為什麼個資法規總是要求，業務終止後，所保有的個人資料不得繼續使用，應進行銷毀、移轉、或進行其他停止利用資料的方式處理(註1)。

您可嘗試在電腦桌面下方工作列空白處按右鼠鍵後，選擇「工作管理員」，就可以看到密密麻麻充滿各式各樣，正在電腦中執行的程式跳來跳去，就算是資訊人員，也不太可能直接用肉眼來判斷是否遭植入木馬程式。而木馬程式不是病毒，雖然防毒軟體漸漸開始有能力辨識出一些惡意程式，但若是遇到傳染或攻擊速度非常快的威脅，病毒碼可能來不及更新，對於每天專注在工作的你我來說，實在是防不勝防。

 

圖：令人眼花繚亂的工作管理員

因此，未來我們會請同仁定期檢視電腦本機硬碟，是否存有大量的個資檔案，並且將這項工作列入定期資安管理的作為：

1. 自我盤點：
   同仁自行檢視本機硬碟是否存有大量個資檔案，並且確認其是否還需要留存。
2. 自我確認並處理：
   若確認無需再留用的檔案，必須進行刪除銷毀，尤其是許多外點透過影印機掃描至本機電腦的資料夾，通常在完成作業之後，均必須立刻刪除不留存，以減少本機電腦被攻擊時，個資外洩的風險。
   

   

   圖：部分外點因掃描檔案較大，而將其設成直接掃描至同仁電腦的資料夾。

   
   
3. 主管定期抽檢：
   由單位/部門主管進行抽檢，檢查同仁是否落實上述定期檢視處置的動作。我們會建議抽查至少每季進行一次，若成效不佳可追加抽查次數。
4. 刪除銷毀的客資，是否需要留存記錄?
   因銷毀的資料只是同仁處理個資資料時的暫存檔，並非實際的特定客戶資料檔案，因此可不必依個資法之規定製作銷毀記錄。但可透過簡單的表格記錄抽查結果，做為每年資安管理成效，反應在管理審查結果報告中。
5. 電腦報廢時，硬碟一定要交給資訊處：
   為減少電腦報廢時造成資料外洩的機率，若您是在外點，欲報廢的電腦一定要連繫資訊單位討論後續處置的方式。

若要繼續在本機硬碟留用個資檔案，做為經常性的查詢，同仁亦可透過下列方式保護資料：

1. 將檔案設定密碼保護：
   例如：透過微軟OFFICE，或是PDF自帶的密碼保護工具，確認每次打開始均需輸入密碼才可作業。這個方法適用於經常需要開啟更動調整的檔案。但是這個方法只能防君子不能防駭客，目前網路上隨時都可Google到如何破解密碼設定的工具。
2. 將檔案存放在網路磁碟機(公槽)：
   放置於公司公共資料夾的檔案，必須登入網域並取得網域身分才能取用。木馬程式只有執行本機的權限，除非進一步對網域進行攻擊而取得憑證資料，否則幾乎無法取用公槽上的檔案。
3. 使用ZIP檔案加密儲存：
   若是必須長期存放大量個資於本機硬碟，可以使用壓縮程式附加密碼，並且使用AES256的加密運算法進行加密。AES256已經是目前業界公認的加密運算法，就算駭客取得這個ZIP檔，若沒有密碼，也無法解開這個檔案。以下我們就來看看，如何用公司電腦都有安裝的7zip對一個資料夾進行加密：
• 打開檔案總管，在想要加密的資料夾或檔案上按右鼠鍵：
  
  

  
  
• 在之後的功能選單中，右下角「加密方法」選擇AES256，按確定即可。
  

  

  
  

  
  
• 以後要解壓縮時，就必須輸入正確的密碼。需留意的是，若是忘記密碼，那麼這個檔案將永遠無法回復原來的狀態了。
  

  

註1：個資法§27條2項、內政部指定殯葬服務業個人資料檔案安全維護管理辦法§19